Ochrona danych pacjentów nie ogranicza się do zabezpieczenia systemu komputerowego. Obejmuje również organizację pracy personelu, zasady prowadzenia rozmów, przechowywanie dokumentów papierowych, udostępnianie informacji osobom uprawnionym oraz reagowanie na pomyłki i incydenty.
Dlaczego dane pacjentów wymagają szczególnej ochrony?
Informacje o zdrowiu należą do danych, których nieuprawnione ujawnienie może szczególnie mocno ingerować w prywatność człowieka. Dane medyczne obejmują nie tylko diagnozę lub wynik badania. Informacją dotyczącą zdrowia może być również sam fakt korzystania z określonych świadczeń, odbycia wizyty w konkretnej poradni albo przyjmowania określonych leków.
Placówka medyczna powinna przetwarzać dane pacjentów wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonych celów, takich jak udzielanie świadczeń, prowadzenie dokumentacji, rozliczenia czy wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów. Nie należy zbierać informacji nadmiarowych tylko dlatego, że w przyszłości mogłyby okazać się przydatne.
Przetwarzanie danych w ochronie zdrowia nie zawsze opiera się na zgodzie pacjenta. W wielu sytuacjach podstawą jest konieczność udzielenia świadczenia, prowadzenia dokumentacji albo wykonania obowiązku prawnego. Nie oznacza to jednak, że placówka może swobodnie wykorzystywać informacje medyczne w innych celach.
Jak zorganizować ochronę danych w placówce?
Skuteczna ochrona danych powinna wynikać z rzeczywistego sposobu działania placówki. Innych zabezpieczeń może wymagać niewielki gabinet, a innych szpital korzystający z rozbudowanych systemów informatycznych i współpracujący z wieloma podmiotami.
Podstawą jest ustalenie, jakie dane są przetwarzane, gdzie się znajdują, kto ma do nich dostęp oraz komu mogą być przekazywane. Pozwala to rozpoznać sytuacje, w których może dojść do utraty dokumentacji, wysłania informacji niewłaściwej osobie, pozostawienia dokumentów w dostępnym miejscu albo uzyskania dostępu przez osobę nieuprawnioną.
Najważniejsze obszary zabezpieczenia danych obejmują:
- nadawanie pracownikom dostępu wyłącznie do informacji potrzebnych w ich pracy,
- stosowanie indywidualnych kont, odpowiednich haseł i właściwie określonych uprawnień,
- zamykanie pomieszczeń, szaf i archiwów, w których znajduje się dokumentacja,
- wykonywanie kopii zapasowych i regularne aktualizowanie oprogramowania,
- bezpieczne przesyłanie dokumentów oraz sprawdzanie adresata przed ich wysłaniem,
- określenie zasad wynoszenia dokumentacji i korzystania z urządzeń przenośnych,
- bezpieczne niszczenie dokumentów oraz nośników zawierających dane,
- przygotowanie zasad reagowania na naruszenia ochrony danych.
Zabezpieczenia powinny być regularnie oceniane i dostosowywane do nowych zagrożeń. Samo opracowanie procedury nie zapewnia ochrony, jeżeli nie jest ona stosowana w codziennej pracy.
Kto może mieć dostęp do dokumentacji medycznej?
Dostęp do danych pacjenta powinny mieć jedynie osoby, które są do tego uprawnione i rzeczywiście potrzebują określonych informacji do wykonywania swoich obowiązków. Zakres dostępu lekarza, osoby pracującej w rejestracji, pracownika rozliczeń czy personelu technicznego może być różny.
Uprawnienie do korzystania z systemu nie powinno automatycznie oznaczać możliwości przeglądania całej dokumentacji wszystkich pacjentów. Placówka może ograniczać dostęp przez odpowiednie role, poziomy uprawnień oraz rejestrowanie operacji wykonywanych w systemie. Pozwala to ustalić, kto i kiedy wyświetlał, zmieniał lub udostępniał określone informacje.
Szczególnego znaczenia nabiera prawidłowe udostępnianie dokumentacji. Co do zasady dostęp do niej ma pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba przez niego upoważniona. Dokumentacja może być również przekazywana innym podmiotom w przypadkach przewidzianych przez prawo. Placówka powinna wcześniej zweryfikować tożsamość osoby oraz podstawę jej uprawnienia.
Upoważnienia pacjenta nie należy interpretować szerzej, niż wynika to z jego treści. Samo pokrewieństwo, wspólne zamieszkiwanie lub telefoniczne powołanie się na pilną sytuację nie zawsze wystarcza do przekazania informacji o stanie zdrowia.
Bezpieczeństwo dokumentacji papierowej i elektronicznej
Dokumentacja papierowa powinna być przechowywana w miejscach chronionych przed dostępem osób postronnych, zagubieniem, zniszczeniem lub przypadkowym zabraniem. Nie powinna pozostawać na ladzie rejestracji, w ogólnodostępnym pokoju ani w miejscu, w którym dane mogą zostać odczytane przez innych pacjentów.
Znaczenie ma również sposób przekazywania dokumentów pomiędzy pracownikami i działami. Koperty, teczki i wydruki powinny być odpowiednio oznaczane, ale nie w sposób, który bez potrzeby ujawnia informacje o diagnozie lub rodzaju leczenia.
Systemy elektroniczne powinny zapewniać integralność, dostępność i poufność dokumentacji. W praktyce oznacza to zabezpieczenie danych przed nieuprawnioną zmianą, utratą oraz dostępem osób, które nie mają odpowiednich uprawnień. Przepisy dotyczące dokumentacji medycznej wskazują również na potrzebę aktualizowania oprogramowania, kontrolowania skuteczności zabezpieczeń i zapewnienia możliwości długotrwałego przechowywania danych.
Pracownicy nie powinni udostępniać sobie haseł ani korzystać ze wspólnych kont, jeżeli uniemożliwia to ustalenie, kto wykonał daną czynność. Po zakończeniu pracy ekran powinien być blokowany, a dokumentacja elektroniczna nie powinna być zapisywana na prywatnych urządzeniach lub niezabezpieczonych nośnikach.
Rozmowy, wiadomości i codzienna obsługa pacjenta
Do ujawnienia danych może dojść również bez przekazania dokumentacji. Ryzyko powstaje podczas rozmowy przy rejestracji, wywoływania pacjentów, przekazywania wyników telefonicznie albo omawiania stanu zdrowia w obecności innych osób.
Organizacja przestrzeni powinna w miarę możliwości zapewniać, aby inni pacjenci nie słyszeli szczegółowych informacji dotyczących leczenia. Personel powinien ograniczać treść rozmowy do danych potrzebnych w danej sytuacji i unikać głośnego powtarzania diagnoz, numerów identyfikacyjnych lub informacji o przyjmowanych lekach.
Przed przekazaniem informacji przez telefon lub pocztę elektroniczną konieczna może być odpowiednia weryfikacja odbiorcy. Szczególną ostrożność należy zachować przy wpisywaniu adresu e-mail, dołączaniu załączników oraz korzystaniu z automatycznego uzupełniania adresatów. Pomyłka polegająca na wysłaniu dokumentacji niewłaściwej osobie może stanowić naruszenie ochrony danych.
Znaczenie ma także obowiązek zachowania poufności przez personel. Powinien on dotyczyć nie tylko osób wykonujących zawody medyczne, lecz również pracowników administracyjnych, osób odbywających praktyki, współpracowników oraz podmiotów zewnętrznych, które w związku ze swoją pracą mogą uzyskać dostęp do danych.
Jak reagować na naruszenie ochrony danych?
Naruszeniem może być między innymi zagubienie dokumentacji, wysłanie wyniku badania niewłaściwemu pacjentowi, pozostawienie dokumentów w miejscu publicznym, kradzież komputera, uzyskanie dostępu do systemu przez nieuprawnioną osobę albo utrata możliwości korzystania z danych.
Po wykryciu zdarzenia placówka powinna możliwie szybko ograniczyć jego skutki, zabezpieczyć informacje oraz ustalić, jakich danych i ilu osób dotyczyło zdarzenie. Konieczna jest także ocena możliwych konsekwencji dla pacjentów.
Nie każde zdarzenie musi być zgłaszane organowi nadzorczemu. Decyzja zależy między innymi od rodzaju danych, skali zdarzenia, możliwości wykorzystania informacji oraz zastosowanych zabezpieczeń. Naruszenia powinny być jednak analizowane i odpowiednio dokumentowane. Jeżeli mogą powodować ryzyko dla praw lub wolności pacjenta, może powstać obowiązek ich zgłoszenia. W przypadku wysokiego ryzyka konieczne może być również poinformowanie osób, których dane dotyczą.
Dobrze przygotowana procedura powinna określać, komu pracownik zgłasza zdarzenie, jakie informacje przekazuje oraz kto odpowiada za ocenę ryzyka i podjęcie dalszych działań. Pracownicy nie powinni ukrywać pomyłek z obawy przed konsekwencjami, ponieważ opóźnienie może zwiększyć skalę naruszenia.
Znaczenie szkoleń i regularnej kontroli
Duża część incydentów wynika z codziennych pomyłek, pośpiechu lub nieznajomości obowiązujących zasad. Dlatego szkolenia powinny odnosić się do konkretnych sytuacji występujących w placówce, takich jak wydawanie dokumentacji, kontakt telefoniczny, przesyłanie wyników czy praca poza siedzibą.
Należy również regularnie sprawdzać, czy byli pracownicy nadal mają dostęp do systemów, czy zakres uprawnień odpowiada aktualnym obowiązkom oraz czy używane urządzenia i programy posiadają odpowiednie zabezpieczenia. Ochrona danych jest procesem ciągłym, a nie jednorazowym działaniem podejmowanym przy tworzeniu placówki.
Podsumowanie
Ochrona danych pacjentów wymaga połączenia zabezpieczeń technicznych, organizacyjnych i fizycznych. Duże znaczenie mają właściwie określone uprawnienia, bezpieczne przechowywanie dokumentacji, ostrożność w komunikacji oraz przygotowanie personelu do reagowania na incydenty.
Sposób ochrony danych powinien odpowiadać skali działalności placówki, rodzajowi przetwarzanych informacji i występującym zagrożeniom. Najważniejszym celem jest ograniczenie dostępu do danych do osób uprawnionych oraz zachowanie ich poufności, integralności i dostępności przez cały okres przetwarzania.
Więcej praktycznych porad prawnych można znaleźć na stronie www.plazaglab.pl.
