KSeF - Krajowy System e-Faktur
Czym jest Krajowy System e-Faktur? Ogólnie mówiąc, jest to system komputerowy, pozwalający generować i udostępniać faktury strukturalne. Nie bez znaczenia jest to, że KSeF ma na celu scentralizować proces rejestrowania faktur w obrocie gospodarczym, tak aby znajdowały się w jednym miejscu. To z kolei oznacza, że systemy fakturowania oraz księgowości połączone zostały z KSeF, a użytkownik może przesyłać faktury sprzedaży z pomocą nowoczesnego programu. Docenić trzeba również funkcje zarządzania uprawnieniami, która zapewnia odpowiednie zabezpieczenie najważniejszych danych firmowych.
Czy KSeF jest obowiązkowy?
Więcej informacji na ten temat znajdziemy na portalu Poradnik Przedsiębiorcy. Czy Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy dla przedsiębiorców? Okazuje się, że jeszcze nie ma obowiązku korzystania z programu tego typu. Od stycznia 2022 roku do czerwca 2024 korzystanie z serwisu jest dobrowolne. Jednakże musimy pamiętać o tym, że podatnicy czynni będą użytkować KSeF od 1 lipca 2024, a podatnicy zwolnieni z VAT od 1 stycznia 2025 roku.
Jak działa KSeF? Jak już wiemy, dzięki systemowi można łatwo wystawiać faktury ustrukturyzowane w formacie XML z użyciem zintegrowanego programu finansowo-księgowego. Co ciekawe, system ten sprawdza zgodność faktur ze standardem i nadaje im unikalne numery. Wystawca natomiast otrzymuje poświadczenie odbioru UPO. Jeśli chodzi o odbiorcę dokumentów, dostęp do nich uzyskuje on za pomocą uwierzytelnienie się w KSeF lub podania określonych danych.
Zalety Krajowego Systemu e-Faktur
Warto wiedzieć, że Krajowy System e-Faktur ma wiele zalet. Aktualnie korzystanie z niego jest dobrowolne, dlatego przedsiębiorca sam decyduje o tym, czy chce wykorzystywać KSeF w swojej działalności. Zachętą mają być liczne bonusy, które dotyczą głównie:
- Zwolnienia z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu
- Zwolnienia z obowiązku archiwizacji i przechowywania faktur
- Skrócenia czasu oczekiwania na zwrot podatku do 40 dni
- Większej automatyzacji procesów fakturowania i księgowania, co oznacza szybsze formalności podczas rozliczeń i zmniejszenie podatności na popełnianie błędów
- Bezpieczeństwa interpretacyjnego - format faktury elektronicznej jest taki sam dla każdego
Zastosowanie jednolitego wspólnego systemu e-faktur w naszym kraju sprawia, że fiskus uzyska bieżące informacje o dokonywanych przez podatników transakcji kupna sprzedaży. Dzięki temu możemy liczyć na uproszczenie i przyspieszenie kontroli dotyczących VAT, co z kolei przekłada się na uszczelnienie podatku VAT oraz zwiększenie dochodów budżetu państwa. Nic więc dziwnego, że rząd już teraz zachęca przedsiębiorców do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur!
Faktem jest, że z roku na rok obserwujemy ogromny rozwój cyfryzacji na całym świecie. Ministerstwo zapowiada, że faktury ustrukturyzowane mają być jedną z opcji do wyboru. To oznacza, że papierowe faktury nie znikną z obrotu gospodarczego, jednakże będzie ich coraz mniej. Taki rodzaj dokumentów mógłby wygasnąć jedynie wtedy, gdyby KSeF stał się całkowicie obligatoryjnym rozwiązaniem dla każdego. Istotne jest także to, że z KSeF wyłączone są między innymi faktury wystawiane w ramach IOSS i OSS, bilety uznawane za faktury oraz faktury konsumenckie (czyli B2C). Warto na bieżąco śledzić wszelkie zmiany w tym zakresie, aby jak najlepiej przygotować swoją firmę na korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur.
Ogólnopolski system teleinformatyczny już teraz jest bardzo często użytkowany przez przedsiębiorców, którzy dzięki temu korzystają z udogodnień podatkowych.
